Egy cég „személyes megjelenése” egy rendezvényen, kiállításon, konferencián vagy éppen dolgozói eseményen hatalmas felelősség, ugyanis nagyon komolyan hozzájárul a brandépítéshez. Nem csupán egy jó, zavartalan eseményt kell szervezni, hanem egyedi brandélmény megvalósítása a cél.
„A cégek nem egy klasszikus rendezvényt akarnak, hiszen erre ma már nem jönnek el a vendégek. Mindig kell valami plusz, valami új, egyedi élmény – ami lehet műsor vagy technikai újdonság –, amit még soha nem láttak” – vallja Bártfai László, a Max & Future ügyvezető igazgatója. Az idén 25 éves kreatív ügynökség vezetője szerint ezt azzal lehet elérni, hogy a rendezvényszervezés mellett további – kreatív, gyártó-kivitelező és online – üzleti területek is támogatják az események megvalósítását, illetve folyamatosan figyelni kell a nemzetközi és hazai trendeket, technológiákat, divathullámokat.
„A rendkívül gyorsan változó igényekhez az alkalmazkodást és az egyedi, legmagasabb színvonalú élmények megteremtését a kimagasló technológiai háttér biztosíthatja. Egy céges megjelenés a 3D tervezéstől indul, a vendégek számára RFID beléptetőkártyát biztosítunk, és egy nagyobb eseményen akár 4-5 fős IT csapat is rendelkezésre áll, hogy minden zavartalanul működjön. Emellett saját fejlesztésű alkalmazásunk is van, ami valós idejű információt ad a vendégek státuszáról.”
Mindezek mellett az ügyfelek egyre tudatosabban nézik és elvárják, hogy a megálmodott esemény a legkevésbé okozzon környezeti terhelést. A szervezőknek ezért a karbonsemlegesítést szolgáló faültetéstől az újrapapír és a biológiailag lebomló beléptető használatáig minden lehetőséget meg kell ragadni.
Brandélmény vagy költségmegtakarítás?
Az elvárt élmény megteremtése mellett azonban költségoldalon is komoly változás tapasztalható. A covid alatt megvalósított online események ugyanis azt a sajátot helyzetet teremtették, hogy az ügyfelek sok esetben ezen a költségszinten szeretnék kihozni a személyes eseményt is. Emellett a jelenlegi gazdasági helyzet hatására nemcsak minden drágább, de a tervezési határidők is jelentősen lerövidültek, nem lehet pár hétnél távolabbra pontosan megtervezni.
„Egymással találkozni és különleges élményeket átélni továbbra is jó és fontos. A cég számára ráadásul versenyelőnyt jelent, hiszen szorosabbá teszi az ügyfélkapcsolatokat és növeli a dolgozók elkötelezettségét. A jelenlegi helyzetben is az jelenti tehát a megoldást, hogy olyan váratlan megoldással, plusszal állunk elő, ami miatt megéri a cég részéről a befektetés. Ez lehet egy saját gyártású műsor, a Balatonban felállított LED-fal vagy akár egy érintőpaneles stand – a lényeg, hogy a vendégek akár 10 év múlva is emlékezzenek rá” – hangsúlyozta ki Bártfai László.
