Egy irodista élete gyakran számokból és különféle adatokból áll, hisz nyilvántartásokat, listákat, elszámolásokat vezet, erre pedig sokan valamilyen táblázatkezelő programot használnak.
Bár az elérhető rendszerek már több évtizede gazdagítják a munka ezen eszköztárát, a szakértő megállapítása szerint a felhasználók 80%-a még mindig csak alapszinten használja az egyébként jóval nagyobb potenciállal rendelkező programokat.
„Rendkívüli módon visszavetheti a vállalkozások hatékony működését, ha a munkatársak nem tudják a táblázatokat megfelelően kezelni. Aki egy jól beállított Excel vagy Google táblázattal dolgozik, kétszer hatékonyabban él, hisz egy nap akár két-három órát is megspórolhat az idejéből” – fejtette ki Juhász Viktor a felhőmegoldásokkal foglalkozó iSolutions ügyvezetője.
A szakértő iparági tapasztalatai alapján a mai felhasználók érettsége három szintre osztható aszerint, hogy ki milyen hatékonyan alkalmazza a táblázatkezelő rendszereket. Az első szint, amikor a cég arra használja az Excel vagy Google táblázatot, hogy átlátható módon adatokat jelenítsen meg benne, esetleg számokat adjon össze számológép nélkül. A táblázatkezelés ezen a szinten nem nevezhető hatékonynak, csak az adatok ábrázolására szolgál. Mégis itt rekednek meg a legtöbben.
A második szint, mikor a felhasználó egy vállalatirányítási rendszerből készen kapja a táblázatot és készség szinten tudja, milyen mezőben, hova kell kattintania ahhoz, hogy bizonyos adatokat megkapjon. Ebben az esetben viszont nem a felhasználó határozza meg a rendszer struktúráját. Ilyenkor az a legnagyobb probléma, hogy a táblázatokból nem tud külön kimutatásokat készíteni, vagy nem tudja más táblázatokkal összekötni azt. A szakértő szerint nem ritka eset, hogy ilyenkor számológéppel, egyenként adják össze az adatokat a végső eredmények kiszámításához.
A harmadik, egyben ideális szint az, amikor a felhasználó már valóban képes releváns üzleti problémák megoldására a táblázaton belül. Ez annyit tesz, hogy nyilvántartást vezet, pénzügyi elszámolásokat készít, vagy leltárkészletet tart számon. Ilyenkor a táblázat már képes betölteni egy hatékony számolótábla szerepét a vállalat életében. Ez az a szint, amikor már magabiztos táblázatkezelésről beszélhetünk. „A számolótábla azért jó szó ezekre a táblázatokra, mert már úgy vannak összerakva, hogy különböző műveleteket lehessen rajtuk végezni. Tehát sorba rendezni, keresni, diagramokat szerkeszteni, több táblázatot összekötni, kimutatást csinálni, vagy akár elemezni különböző dimenziókban. A legnagyobb probléma, hogy jelenleg száz emberből egy az, aki ilyen szintű hozzáértéssel rendelkezik” – osztotta meg tapasztalatait a szakértő.
A home office a felhőalapú táblázatkezelők iránti igényt is berobbantotta
Az elmúlt években a home office és a hibrid munkarend megjelenésével a cégek számára előtérbe kerültek a felhő rendszerek által kínált rugalmas funkciók, mint például az online együttműködés, vagy automatikus mentés. Ez a táblázatkezelő rendszerek esetében sincs másképp: egy táblázat akkor tud hatékony támogatást nyújtani, ha képes arra, hogy egyszerre többen dolgozzanak benne. Ezáltal az is rendkívül fontossá vált, hogy a táblázatkezelő megbízható biztonsági és mentési beállításokkal rendelkezzen. Elengedhetetlen funkció, a naplózás is, ami megmutatja, hogy ki, mikor és mit szerkesztett benne, hiszen csak így válnak mindenki számára lekövethetővé a különböző munkafolyamatok. Emellett egyre lényegesebb elvárás, hogy a különálló táblázatok egymásba integrálhatóak legyenek. Ezeknek a feltételeknek egyszerre jelenleg csak a felhőmegoldás képes megfelelni.
„A Google felhő alapú rendszere azért hatalmas kitörés a táblázatkezelők világában, mert rajta keresztül a különböző területeken dolgozó munkatársak együttműködése is komfortosan, fizikai korlátok nélkül, alapértelmezésben tud megvalósulni” – hangsúlyozza Juhász Viktor, a felhő alapú rendszerek szakértője.
